Что такое RPA в HR и как это работает

HR-специалисты каждый день сталкиваются с однотипными задачами. Перенести данные кандидата из резюме в учетную систему, отправить напоминание о встрече, сформировать отчет по текучести кадров. Такие операции отнимают время, но не требуют творческого подхода.

RPA в HR — это программные роботы, которые берут рутину на себя и работают без участия человека. В этой статье разберем, что такое RPA, как оно устроено и какие задачи решает в кадровой работе.

RPA расшифровывается как Robotic Process Automation, программная роботизация повторяющихся операций. Программный робот открывает нужные приложения, вводит данные, копирует информацию между системами и запускает сценарии по заданным правилам.

Такой робот не имеет физического воплощения. Это код, который имитирует действия человека в интерфейсах программ, работая с теми же кнопками, полями и меню, что и обычный сотрудник.

Главная особенность RPA в том, что настройка робота не требует написания программного кода. HR-специалист или бизнес-аналитик описывает последовательность действий, а система превращает ее в рабочий сценарий.

Робот справляется с задачами, которые:

В основе работы робота лежат алгоритмы, которые описывают последовательность шагов. Процесс запускается по триггеру: поступила заявка на отпуск или пришло новое резюме.

После срабатывания триггера робот выполняет заданные действия. Он забирает данные из одной системы, обрабатывает их по правилам и переносит в другую. Для этого используются необходимые интеграции с 1С или CRM-системами.

Типичный сценарий работы робота выглядит так:

Так робот выполняет обработку информации и автоматические операции без участия человека, освобождая HR-команду для более важных задач.

Классическая автоматизация обычно строится на интеграции информационных систем через API, базы данных или доработку существующих приложений. силами разработчиков. Нужно менять код, тестировать интеграции и ждать релиза новой версии продукта.

RPA работает иначе, роботы действуют в существующих системах: открывает программы, нажимает кнопки, вводит данные, копирует информацию между системами. Поэтому внедрение RPA часто требует меньше изменений в существующей ИТ-инфраструктуре и позволяет быстрее автоматизировать рутинные операции. Сравним RPA и классическую автоматизацию

Настройка сценария доступна специалисту без глубоких навыков программирования, а адаптивность робота позволяет быстро подстроить его под новые правила работы.

Скорость внедрения остается ключевым аргументом в пользу RPA для компаний, которым важно получить результат.

Автоматизация HR процессов охватывает большинство рутинных операций. Рассмотрим основные направления, где роботы приносят пользу.

Примеры RPA в HR встречаются во всех отраслях, где кадровые специалисты обрабатывают большой объем однотипных запросов, от розничных сетей до промышленных предприятий.

Внедрение RPA дает измеримый результат, который проявляется уже в первые месяцы работы.

Каждый из этих пунктов напрямую влияет на бюджет и репутацию компании как работодателя, ведь кандидаты и сотрудники быстрее получают ответы на свои запросы.

Развитие технологий ведет к тому, что RPA все чаще используется вместе с искусственным интеллектом. RPA могут использовать AI для анализа неструктурированных данных, таких как текст резюме или содержание письма.

Это направление получило название гиперавтоматизация, объединение RPA, машинного обучения, аналитики и других инструментов автоматизации в единый процесс. Например, чат-боты на основе AI берут на себя первичное общение с кандидатами, а роботы обрабатывают результат диалога.

Аналитика данных о найме и адаптации сотрудников становится более точной за счет объединения информации из разных источников. Компании постепенно переходят к сквозным процессам, где кандидат проходит весь путь от отклика до трудоустройства с минимальным участием человека на технических этапах.

Цифровой HR превращается в стандарт отрасли, а не конкурентное преимущество отдельных компаний. Специалисты, которые следят за этим трендом, получают возможность выстроить процессы заранее, а не догонять рынок.