Заказать звонок

КЭДО

КЭДО, или кадровый электронный документооборот, — это процесс создания, подписания, использования и хранения кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе в случаях, предусмотренных законодательством. Порядок его организации регулируется статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.

Что такое КЭДО

КЭДО простыми словами — это способ оформлять кадровые документы в электронном виде, обмениваться ими с сотрудниками и подписывать их электронной подписью без необходимости каждый раз распечатывать бумаги.

Например, сотрудник может получить документ на ознакомление, подать заявление на отпуск или подписать трудовой договор через специальную систему с применением допустимой электронной подписи. HR‑специалисту не всегда требуется организовывать личную встречу ради каждой подписи.

Для чего нужен КЭДО

КЭДО используют, чтобы сократить объём бумажного документооборота и упростить взаимодействие между HR‑отделом, руководителями и сотрудниками.

В зависимости от возможностей системы и организации кадровых процессов он помогает решать следующие задачи.
  • Сокращать время на оформление документов
    Сотрудникам и кадровым специалистам не всегда требуется встречаться лично для передачи и подписания документов.
  • Упрощать взаимодействие с удалёнными сотрудниками
    Документы можно направлять на подписание дистанционно через предусмотренную систему.
  • Контролировать статусы документов
    HR-специалисты могут отслеживать, какие документы отправлены, подписаны или ожидают действий участников.
  • Систематизировать хранение
    Электронный архив упрощает поиск документов и работу с кадровой информацией.
  • Снижать объём ручных операций
    Автоматизация отдельных этапов позволяет сократить количество повторяющихся действий при оформлении документов.
Эффект от внедрения зависит от количества кадровых операций, особенностей бизнеса и того, насколько полно система интегрирована в рабочие процессы компании.

Запишитесь на демо KitBot,
чтобы оценить возможности системы

Как работает КЭДО

Как работает КЭДО на практике, зависит от используемой информационной системы и настроенных правил документооборота. Обычно процесс включает несколько этапов.
  • Подготовка документа
    HR‑специалист создаёт документ в системе или загружает готовый файл.
  • Отправка участникам
    Документ направляется сотруднику, руководителю или другому участнику процесса.
  • Ознакомление и подписание
    Участники изучают документ и подписывают его с использованием подходящего вида электронной подписи.
  • Контроль статусов
    Система фиксирует ход согласования и подписания, если соответствующие функции предусмотрены её возможностями.
  • Хранение документа
    Подписанный документ сохраняется в электронной системе с соблюдением требований к хранению и защите информации.
Взаимодействие в рамках КЭДО организуется через информационную систему работодателя или единую цифровую платформу «Работа в России». Обычная пересылка файлов по электронной почте или в мессенджерах сама по себе не заменяет кадровый электронный документооборот.

Какие документы можно перевести в КЭДО

В электронном виде можно оформлять многие документы, связанные с трудовыми отношениями. При этом возможность электронного оформления зависит от вида документа и требований законодательства.

К документам, которые могут использоваться в КЭДО при соблюдении установленных правил, относятся:
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • заявления сотрудников, например на отпуск;
  • приказы и распоряжения по кадровым вопросам, за исключением приказов об увольнении и других документов, для которых действует особый порядок;
  • документы об ознакомлении с локальными нормативными актами;
  • уведомления и другие документы, связанные с трудовыми отношениями.

Есть и исключения. В частности, специальный порядок КЭДО, предусмотренный статьями №22.1–22.3 ТК РФ, не распространяется на следующие документы и сведения (они регулируются другими нормами):
  • трудовые книжки;
  • сведения о трудовой деятельности работников, формируемые в электронном виде;
  • приказы об увольнении;
  • акты о несчастных случаях на производстве установленной формы;
  • документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Перед переводом конкретного документа в электронный формат необходимо проверить требования законодательства к его оформлению.

Какие документы можно перевести в КЭДО

Для подписания кадровых документов применяются электронные подписи. Выбор зависит от вида документа, используемой информационной системы и требований законодательства.

Основные виды электронной подписи:
  • Простая электронная подпись (ПЭП)
    Подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом с помощью кодов, паролей или иных средств, предусмотренных законом. Для юридически значимого подписания кадровых документов необходимо соблюдать установленные требования к идентификации пользователя и порядку применения такой подписи.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
    Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и выявить изменения, внесённые в документ после подписания. Возможность её применения в КЭДО зависит от требований законодательства к конкретному документу и способу электронного взаимодействия.
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
    Соответствует дополнительным требованиям закона №63‑ФЗ, в том числе использованию квалифицированного сертификата, и применяется для подписания кадровых документов в предусмотренных случаях.
Допустимый вид электронной подписи определяется не только настройками системы, но и законодательством. В частности, статья №22.3 ТК РФ устанавливает специальные требования к подписанию отдельных кадровых документов работодателем и работником: например, при оформлении трудового договора через информационную систему работодателя работодателю необходима КЭП, а работнику недостаточно простой электронной подписи.

Запишитесь на демо KitBot,
чтобы оценить возможности системы

Как внедрить систему КЭДО в компании

Переход на кадровый электронный документооборот требует организационной и технической подготовки. Компании необходимо определить, какие документы будут оформляться электронно, выбрать информационную систему и установить порядок взаимодействия с сотрудниками.

Обычно внедрение включает следующие шаги.
  • Анализ кадровых процессов
    Определяют, какие документы создаются, согласуются и подписываются чаще всего, а также где возникают задержки.
  • Выбор системы
    Оценивают функциональность решения, способы подписания документов, возможности интеграции с используемыми информационными системами и требования к хранению данных.
  • Подготовка локальных нормативных актов
    Оформляют необходимые документы, регулирующие порядок кадрового электронного документооборота, перечень электронных документов и применяемую информационную систему.
  • Организация взаимодействия с сотрудниками
    Работников информируют о переходе на КЭДО и получают согласие на электронное взаимодействие в случаях, предусмотренных законодательством. Согласие не требуется у работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших на эту дату трудового стажа. В остальных случаях отсутствие согласия означает отказ от КЭДО, но не может служить основанием для увольнения или отказа в приеме на работу. Работодатель продолжает предоставлять документы на бумаге там, где это необходимо по закону.
  • Настройка системы
    Определяют права доступа, маршруты согласования, правила подписания и хранения документов.
  • Запуск и проверка процессов
    Проверяют корректность оформления документов, прохождения согласований и работы с электронными подписями.
Конкретный порядок внедрения зависит от структуры организации, используемых информационных систем и действующих законодательных требований

Чем КЭДО отличается от HRM-системы

КЭДО и HRM‑система связаны с управлением персоналом, но решают разные задачи.

КЭДО предназначен для электронного оформления, подписания, обмена и хранения кадровых документов. HRM‑система охватывает более широкий круг задач управления персоналом, состав которых зависит от функциональности конкретного решения.

HRM‑система может включать инструменты для ведения данных сотрудников, управления кадровыми процессами, адаптации, обучения и оценки персонала. Интеграция с КЭДО позволяет связать отдельные HR‑процессы с работой над кадровыми документами, если соответствующие возможности предусмотрены используемыми решениями.

При выборе системы важно учитывать задачи компании. Если основная потребность связана с подписанием и хранением документов, приоритетом станет функциональность КЭДО. Если необходимо автоматизировать несколько направлений работы с персоналом, стоит рассмотреть возможности HRM‑системы и её интеграции с кадровым электронным документооборотом.

Часто задаваемые вопросы

Нет, работодатель вправе принять решение о введении кадрового электронного документооборота. При переходе необходимо соблюдать требования Трудового кодекса РФ, в том числе правила информирования работников и получения их согласия в предусмотренных законом случаях.

Запишитесь на демо KitBot,
чтобы оценить возможности системы

    Посмотреть все статьи