Как отказать кандидату и не испортить HR-бренд

Отказ кандидату кажется формальностью, которую можно закрыть одной короткой фразой. Именно на этом этапе компания часто теряет репутацию среди соискателей, даже если вакансию в итоге закрыла хорошо.

В статье разбираем, как отказать кандидату так, чтобы не навредить бренду работодателя, и как выстроить процесс, который экономит время рекрутера.

На деле это последняя точка контакта с человеком, который потратил время на отклик, тестовое задание или несколько этапов собеседования.

То, как оформлен отказ, кандидат запоминает не хуже, чем сам факт собеседования. Молчание после интервью или сухое автоматическое письмо часто воспринимается как неуважение, даже если вакансия закрыта по объективным причинам.

Соискатели делятся опытом собеседований на площадках вроде hh.ru, в чатах и в разговорах с коллегами. Один неудачный отказ способен повлиять на решение будущих кандидатов откликаться на вакансии компании.

Грамотный отказ, наоборот, работает на репутацию. Кандидат, которому вежливо объяснили решение, часто откликается повторно на другую вакансию или рекомендует компанию знакомым, даже не получив оффер.

Скорость ответа не менее важна, чем формулировка. Кандидат, который неделями ждет решения после финального интервью, обычно делает вывод о компании раньше, чем получает письмо.

Ориентиры по срокам:

• после первичного скрининга резюме, ответ в течение нескольких дней;
• после телефонного или видеоинтервью, обычно в течение недели;
• после финального этапа с руководителем, как можно быстрее, желательно в течение 2-3 рабочих дней;
• после тестового задания или стажировки, сразу после подведения итогов, без затягивания.

Отказ на этапе отклика и отказ после личной встречи требуют разного подхода. Кандидат, который еще не проходил интервью, обычно ожидает короткое стандартное сообщение.

После собеседования ожидания выше. Человек уже вложил время, эмоции и часто подготовку, поэтому короткое автоматическое письмо на этом этапе воспринимается хуже.

Формулировка причины часто вызывает у рекрутеров больше всего сложностей. Слишком общая фраза выглядит формально, а слишком подробная может звучать как критика личных качеств кандидата.

Рабочий принцип, описывать не человека, а соответствие требованиям позиции на конкретный момент.

Примеры формулировок:

• мы выбрали кандидата, чей опыт ближе к специфике текущих задач команды;
• на этом этапе нашли специалиста с более узкой экспертизой в нужном направлении;
• решение приняли в пользу кандидата с опытом работы в похожей отрасли.

Такой подход снижает риск задеть кандидата и одновременно избавляет рекрутера от необходимости придумывать оправдания под каждый случай.

Однозначного правила здесь нет, многое зависит от этапа отбора и ресурсов рекрутера. После первичного отклика развернутая обратная связь обычно не нужна, достаточно вежливого стандартного сообщения.

После очного интервью, особенно финального, ситуация другая. Кандидаты чаще ценят конкретный комментарий, что помогло принять решение, даже если он короткий.

Стоит учитывать несколько моментов:

• обратная связь должна касаться профессиональных критериев, а не личных качеств;
• не всегда стоит расписывать подробный разбор, двух-трех предложений обычно достаточно;
• если компания не готова давать развернутый комментарий, лучше использовать нейтральную, но человечную формулировку, а не шаблон без подписи.

Готовые формулировки помогают рекрутеру не тратить время на каждое письмо заново, при этом сохраняя вежливый тон.

Пример 1, отказ после отклика на вакансию

Спасибо за отклик на вакансию. На этом этапе мы решили продолжить работу с другими кандидатами, чей опыт ближе к требованиям позиции. Сохраним резюме в базе и обязательно свяжемся, если появится подходящая вакансия.

Пример 2, отказ кандидату после собеседования

Спасибо, что нашли время на встречу с нами. По итогам собеседования мы выбрали кандидата с опытом, который точнее закрывает текущие задачи команды. Было приятно познакомиться, будем рады рассмотреть вас на других позициях в будущем.

Пример 3, отказ после стажировки

Спасибо за работу, которую вы проделали за время стажировки. Мы внимательно посмотрели на результаты, и на этом этапе решили не продолжать сотрудничество на постоянной основе. Хотим отметить, что было заметно, как вы разобрались в задачах, и надеемся, что этот опыт будет полезен.

Не каждый отказ означает, что кандидат больше не подходит компании. Часто человек хорошо показал себя на интервью, но проиграл конкретную вакансию другому специалисту с более подходящим опытом. В этом случае стоит явно предложить остаться на связи и добавить кандидата в базу для будущих вакансий.

При большом потоке откликов вручную вести такую базу сложно. Nord Clan развивает сервис для рекрутинга на платформе KitBot, где кандидатам можно присваивать статусы в зависимости от результата отбора. Это позволяет не терять контакты сильных кандидатов и возвращаться к ним, когда открывается подходящая позиция, без необходимости заново искать резюме в почте или таблицах.

Отказ кандидату влияет на репутацию компании не меньше, чем сам процесс отбора. Своевременное сообщение, аккуратная формулировка причины и уважительный тон обычно требуют немного больше усилий, но снижают риск негативных отзывов и сохраняют шанс вернуться к сильному кандидату позже.

Если поток откликов растет, а на персональные ответы каждому кандидату не хватает времени, часть коммуникации можно автоматизировать. Оставьте заявку на сайте, и команда Nord Clan подскажет, как выстроить процесс отказов и обратной связи с помощью платформы KitBot.