Кейс: как превратить накопленную базу кандидатов в новый канал найма с помощью KitBot

Клиент ведёт массовый найм — прежде всего в розничные магазины, службы поддержки и операционные подразделения. Вакансии обновляются регулярно, текучесть высокая, поток откликов большой.

Для автоматизации рекрутинга компания уже использует платформу KitBot:

1. Отклики собираются из внешних источников в корпоративную систему, далее — в KitBot.
2. KitBot отправляет кандидатам ссылку на анкету (скоринг).
3. Кандидат проходит анкетирование.
4. Результат автоматически возвращается в корпоративную систему, где HR-команда продолжает работу с подходящими кандидатами.

В результате вся первичная воронка — от отклика до первичного отбора — работает в автоматическом режиме.
Со временем в системе сформировалась большая база кандидатов:

• тех, кто не прошёл скоринг;
• тех, кто начал, но не завершил анкету;
• тех, кто не вышел на связь;
• тех, кто просто не подошёл под конкретную вакансию в тот момент.

Эта база копилась годами — и практически не использовалась повторно.

Каждый новый цикл массового найма начинался с нуля, хотя в системе уже была база из тысяч кандидатов. Нужно было превратить эту базу в рабочий инструмент найма, а не просто архив.

Мы встроили в KitBot механизм реактивации кандидатов, который позволяет повторно запускать коммуникацию с уже накопленной базой. HR-команда получает возможность формировать выборки кандидатов по понятным условиям — статусу, вакансии, периоду отклика и другим параметрам

Чтобы реактивация не смешивалась с текущими воронками, мы реализовали отдельные внутренние вакансии, например «Реактивация продавцов» или «Реактивация операторов колл-центра». Это не реальная вакансия на HeadHunter, а внутренняя группа, к которой привязывается сценарий коммуникации, анкета (скоринг), логика обработки ответов.

Далее HR может сформировать выборку кандидатов из базы по разным параметрам:

• статус в системе (не прошёл, не завершил, отклонился и т. д.);
• конкретная вакансия или группа вакансий;
• период времени (например, все кандидаты за последние 3–6 месяцев);
• другие параметры, которые есть в базе.

В результате формируется список кандидатов, потенциально подходящих под новые вакансии. Дополнительно HR может вручную корректировать выборку перед отправкой — убирать лишних кандидатов и уточнять состав рассылки.

После формирования выборки HR запускает массовую рассылку. Кандидаты получают SMS с описанием вакансии и ссылкой прохождение первичного скоринга в боте.

Дальше всё работает так же, как при первичном найме:

• если кандидат проходит скоринг — информация автоматически передаётся в корпоративную систему, и HR берёт его в работу;
• если не проходит — он остаётся в базе с соответствующим статусом и не мешает текущей воронке.

Чтобы реактивация базы не превращалась в хаотичную рассылку и не создавала репутационных рисков, мы внедрили дополнительные механизмы контроля качества и затрат.

В системе появился чёрный список — для кандидатов, которые многократно откликались, регулярно не проходили отбор или явно не соответствуют требованиям. Такие номера вручную добавляются в список и больше не участвуют в рассылках и реактивации. Это снижает нагрузку на систему и помогает контролировать бюджет, поскольку SMS-сообщения платные.

Инструмент реактивации стал отдельным, управляемым каналом найма внутри рекрутингового контура. В дополнение к обычному поиску клиент начал системно возвращать в воронку кандидатов, уже знакомых с брендом и условиями работы.