Заказать звонок

Оффбординг

Оффбординг помогает компании и сотруднику спокойно завершить сотрудничество. В него входят передача дел, возврат оборудования, закрытие доступов, оформление документов и разговор о причинах ухода.

Что такое оффбординг

Под оффбордингом персонала понимают набор шагов, которые компания проходит, когда сотрудник уходит. Это могут быть увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя или окончание трудового договора.

Процесс охватывает период от момента, когда стало известно о предстоящем прекращении трудовых отношений, до последнего рабочего дня, а иногда и несколько недель после него. Цель состоит в том, чтобы сохранить знания, защитить данные, соблюсти юридические процедуры и корректно завершить отношения.

Зачем компании нужен оффбординг сотрудников

Уход людей из команды происходит в любой компании. Продуманный подход к оффбордингу сотрудников помогает пройти этот период без потерь и лишнего напряжения.

Чаще всего он позволяет решать такие задачи.
  • сохранить знания и рабочие наработки, которые могут уйти вместе с сотрудником;
  • снизить риск утечки данных за счет своевременного закрытия доступов;
  • выполнить требования трудового законодательства;
  • получить обратную связь о работе команды, руководителя и условиях труда;
  • поддержать положительную репутацию работодателя;
  • сохранить контакт с теми, кто может вернуться в компанию или порекомендовать ее знакомым.

Запишитесь на демо KitBot,
чтобы оценить возможности системы

Виды ухода и особенности сценария

Сценарий зависит от причины ухода. Чаще всего выделяют следующие ситуации..

Этапы оффбординга

Конкретные этапы оффбординга зависят от размера компании и должности сотрудника. Чаще всего процесс оффбординга включает следующие шаги.
  • Получение уведомления
    HR фиксирует основание предстоящего прекращения трудовых отношений, уточняет дату увольнения с учетом требований закона и информирует ответственных участников процесса.
  • Планирование
    Составляется план передачи дел, определяются преемники, назначаются ответственные за каждый блок задач.
  • Передача знаний и задач
    Сотрудник описывает процессы, передает клиентов, проекты и контакты коллегам.
  • Возврат имущества и закрытие доступов
    IT-служба и административный отдел организуют возврат оборудования, закрытие учетных записей и пропусков в согласованный срок с учетом основания увольнения и требований безопасности.
  • Выходное интервью
    HR или руководитель предлагает сотруднику беседу о причинах ухода, условиях работы и предложениях по улучшению. Участие в таком интервью добровольное.
  • Документальное оформление и расчет
    В день увольнения работодатель, как правило, выдает трудовую книжку (если она ведется) или сведения о трудовой деятельности и производит окончательный расчет. Другие документы выдаются в случаях и порядке, предусмотренных законом, в том числе по заявлению работника.
  • Работа после ухода
    Компания поддерживает связь и рассматривает возможность возвращения человека в команду.

Кто участвует в процессе

Оффбординг редко ограничивается одним HR-специалистом. Задачи распределяются между несколькими участниками.

Типичные ошибки при оффбординге

В компаниях без формализованного подхода чаще всего встречаются следующие проблемы.
  • уход обсуждается устно, без плана и сроков;
  • доступы закрываются с задержкой;
  • знания остаются только у уходящего сотрудника;
  • выходное интервью не проводится или проходит формально;
  • ответы сотрудников не собираются в единую аналитику;
  • отношение к уходящему человеку становится холодным, что может повлиять на настроение команды.

Запишитесь на демо KitBot,
чтобы оценить возможности системы

Как оценить эффективность оффбординга

Оценить результат помогают данные, которые связаны с eNPS и HR-аналитикой. Эффективность самого процесса оффбординга оценивают по соблюдению сроков и полноте выполнения задач. Для анализа причин ухода дополнительно используют данные выходных интервью и HR-аналитики.

Чаще всего компании отслеживают следующие показатели.
  • текучесть персонала по подразделениям и должностям;
  • причины увольнений по итогам выходных интервью;
  • срок закрытия доступов и возврата имущества, долю задач, выполненных к дате увольнения;
  • долю сотрудников, прошедших выходное интервью;
  • число бывших сотрудников, вернувшихся в компанию;
  • оценку процесса самими уходящими сотрудниками.

Как автоматизировать оффбординг с KitBot

Когда увольнений немного, HR-специалист справляется с процессом вручную. С ростом команды нагрузка увеличивается, и часть задач может потеряться между отделами. В такой ситуации помогает автоматизация.

KitBot может стать основой для автоматизации HR-процессов, включая оффбординг сотрудников.

В зависимости от задач компании платформу можно использовать для следующих действий.
  • рассылать уведомления и напоминания участникам процесса по заданному сценарию;
  • собирать ответы на вопросы exit-интревью через чат-бота и формировать сводку по причинам ухода;
  • передавать задачи в IT-службу, бухгалтерию и другие подразделения;
  • заполнять типовые документы и переносить данные между системами с помощью RPA;
  • проводить опросы среди сотрудников и анализировать результаты вместе с данными об увольнениях с соблюдением требований к персональным данным.
Конкретный набор возможностей мы подбираем под процессы компании на этапе обсуждения задачи.

Частые вопросы об оффбординге

Это последовательность действий, которую компания выполняет при увольнении сотрудника. Она помогает передать дела, закрыть доступы, оформить документы и узнать причины ухода.

Запишитесь на демо KitBot,
чтобы оценить возможности системы

Полезная информация

    Посмотреть все статьи