NORD CLAN #KITBOTSTORY
Nord Clan + KitBot: автоматизация внутренних бизнес-процессов
О клиенте
Nord Clan — IT-компания, специализирующаяся на разработке цифровых решений для бизнеса, в том числе собственной интеллектуальной HR-платформы KitBot.
Nord Clan — IT-компания, специализирующаяся на разработке цифровых решений для бизнеса, в том числе собственной интеллектуальной HR-платформы KitBot.
Бизнес-задачи:
- снизить количество личных коммуникаций и напоминаний;
- обеспечить своевременную и точную доставку информации;
- автоматизировать повторяющиеся действия;
- упростить контроль задач, отпусков, опросов и обратной связи;
- сделать всё максимально удобным для пользователей без необходимости обучения.
Проблема клиента
С переходом на удалёнку в пандемию мы столкнулись с тем, что обычные способы организации работы — личные встречи, устные договорённости, напоминания в чате — перестали быть эффективными. Растущая нагрузка, больше сотрудников, больше процессов. Всё это стало труднее координировать вручную.
В тот момент мы начали задумываться о создании инструмента, который бы помог поддерживать порядок. Так родилась идея KitBot как внутреннего Telegram-бота для автоматизации HR-задач и рабочих процессов.
Поначалу мы использовали его точечно. Но с ростом компании ситуация изменилась. Подразделений становилось всё больше, процессы усложнялись, а нагрузка на HR-команду постоянно росла. Всё чаще возникали накладки: пересекающиеся отпуска, забытые документы, потерянные заявки, неактуальные отчёты. Стало понятно — нужно что-то надёжнее, чем личные напоминания и списки в Google-таблицах.
С переходом на удалёнку в пандемию мы столкнулись с тем, что обычные способы организации работы — личные встречи, устные договорённости, напоминания в чате — перестали быть эффективными. Растущая нагрузка, больше сотрудников, больше процессов. Всё это стало труднее координировать вручную.
В тот момент мы начали задумываться о создании инструмента, который бы помог поддерживать порядок. Так родилась идея KitBot как внутреннего Telegram-бота для автоматизации HR-задач и рабочих процессов.
Поначалу мы использовали его точечно. Но с ростом компании ситуация изменилась. Подразделений становилось всё больше, процессы усложнялись, а нагрузка на HR-команду постоянно росла. Всё чаще возникали накладки: пересекающиеся отпуска, забытые документы, потерянные заявки, неактуальные отчёты. Стало понятно — нужно что-то надёжнее, чем личные напоминания и списки в Google-таблицах.
В какой-то момент мы поняли, что решение у нас уже есть — и полноценно внедрили KitBot внутри компании как цифровую платформу для автоматизации бизнес-процессов.
KitBot — омниканальная HR-платформа с искусственным интеллектом. Автоматизирует найм, адаптацию, оценку, обучение персонала и внутренние коммуникации. KitBot стал тем самым «единым окном», через которое сотрудники получили доступ ко всем важным данным и сервисам.
KitBot — омниканальная HR-платформа с искусственным интеллектом. Автоматизирует найм, адаптацию, оценку, обучение персонала и внутренние коммуникации. KitBot стал тем самым «единым окном», через которое сотрудники получили доступ ко всем важным данным и сервисам.
Решение
В нашей компании в качестве основного корпоративного мессенджера используется Telegram — именно это стало отправной точкой. Мы решили не вводить ещё один новый инструмент, а использовать Telegram в качестве базы для работы KitBot. Нам не пришлось тратить время на освоение новых программ и обучение.
В нашей компании в качестве основного корпоративного мессенджера используется Telegram — именно это стало отправной точкой. Мы решили не вводить ещё один новый инструмент, а использовать Telegram в качестве базы для работы KitBot. Нам не пришлось тратить время на освоение новых программ и обучение.
С чего начали
Сначала мы интегрировали KitBot с нашей системой учёта (LDAP, а затем с HelpDesk и внутренним трекером задач). Это позволило нам получить доступ к оргструктуре и задачам в одном месте. Такие изменения сразу принесли ощутимую выгоду:
- возможность делать рассылки по группам или конкретным сотрудникам без ручной выборки;
- автоматические напоминания по расписанию (например, о совещаниях);
- создание задач в Трекере.
Уведомление о дне рождения сотрудника в чат-боте руководителя
Раньше, чтобы отправить уведомление о дне рождения сотрудника, нужно было вручную указывать в системе, кто является его руководителем. Это было неудобно и трудозатратно, особенно по мере роста компании. Теперь KitBot автоматически получает данные о сотрудниках из LDAP, на основе организационной структуры формирует нужные уведомления и отправляет их руководителям в установленное время.
Например, автоматизировано уведомление о днях рождениях сотрудников:
Например, автоматизировано уведомление о днях рождениях сотрудников:
Настройка сценария уведомления о дне рождения сотрудника со стороны администратора
Что автоматизирует KitBot
Регулярные уведомления и напоминания
С помощью KitBot мы настроили регулярные уведомления и напоминания, которые охватывают широкий спектр задач. Например, бот напоминает о предстоящих встречах, необходимости заполнить отчёты и обновить дашборды, о годовщинах работы и днях рождениях. Когда сотрудник завершает задачу, руководитель получает уведомление, чтобы проверить данные.
Все напоминания работают по заранее заданным алгоритмам, что значительно упрощает процессы и экономит время.
Все напоминания работают по заранее заданным алгоритмам, что значительно упрощает процессы и экономит время.
Примеры уведомлений в чат-боте
Примеры уведомлений в чат-боте
Заявки с сайта и лиды
Дополнительно KitBot отслеживает чаты и пересылает сообщения по нужным каналам. Когда в общий чат попадает заявка с сайта, система автоматически распознает её по тегу, относящемуся к определенному отделу, и запускает сценарий.
Условие запуска сценария: наличие в сообщении нужного тега
Настройка события после того, как сценарий запустится
Например, бот сразу отправляет сообщение ответственному сотруднику с пометкой, что нужно перезвонить клиенту, и задаёт верификационный вопрос: «Позвонил ли менеджер?». Если звонок состоялся и это подтверждается как лид, заявка автоматически дублируется в чат маркетологам. В случае недозвона бот запускает несколько напоминаний.
Пример уведомлений о заявках в чат-боте
Управление отпусками
Раньше процесс согласования отпусков превращался в бесконечную переписку и постоянные уточнения. Каждое изменение требовало множества шагов и взаимодействия между сотрудниками и руководителями.
Система теперь полностью автоматизирует сбор данных об отпусках. Каждый сотрудник может самостоятельно просматривать график отпусков, согласовывать замещающих и вносить изменения без необходимости привлекать руководителя. Когда возникает необходимость переноса отпуска, бот спрашивает у сотрудника, когда он планирует уйти, и эти новые даты автоматически отправляются на согласование руководителю. После согласования информация обновляется в 1С и в портале, и отпуск переносится, учитывая фактические даты.
Система теперь полностью автоматизирует сбор данных об отпусках. Каждый сотрудник может самостоятельно просматривать график отпусков, согласовывать замещающих и вносить изменения без необходимости привлекать руководителя. Когда возникает необходимость переноса отпуска, бот спрашивает у сотрудника, когда он планирует уйти, и эти новые даты автоматически отправляются на согласование руководителю. После согласования информация обновляется в 1С и в портале, и отпуск переносится, учитывая фактические даты.
График отпусков на портале
Так выглядит отпуск по конкретному сотруднику
Опросы сотрудников
Раньше проведение опросов было трудозатратно: HR-специалисты запускали опросы через Google-формы или даже на бумаге. Мы разработали собственный конструктор опросов, который по функциональности не уступает Google-формам, но гораздо удобнее в плане рассылки и сбора данных. Опросы могут быть настроены с различными сценариями в зависимости от ответов сотрудников, а результаты автоматически отправляются непосредственно руководителю. Все данные остаются конфиденциальными, без обсуждений в чатах и без ручной работы с таблицами.
Пример опроса со стороны чат-бота
Настройка опроса со стороны администратора
Рекрутинг
Мы интегрировали KitBot с hh.ru, что значительно упростило процесс рекрутинга. Теперь мы видим все отклики на вакансии в одном месте и можем легко изменять статусы соискателей, например, «интервью пройдено», «новый отклик», «оффер отправлен» и так далее.
Кроме того, встроенный ИИ помогает нам быстро оценивать кандидатов. Он делает краткую выжимку из резюме и автоматически показывает, насколько кандидат соответствует нашим требованиям. Это существенно экономит время на первичной оценке, позволяя быстрее принимать решения и переходить к следующему этапу отбора.
Кроме того, встроенный ИИ помогает нам быстро оценивать кандидатов. Он делает краткую выжимку из резюме и автоматически показывает, насколько кандидат соответствует нашим требованиям. Это существенно экономит время на первичной оценке, позволяя быстрее принимать решения и переходить к следующему этапу отбора.
Отклик на вакансию Java-разработчик: ИИ формирует краткую информацию о кандидате, есть цветовая маркировка статуса
Help Desk и заявки на оборудование
С помощью KitBot мы автоматизировали процесс подачи заявок на офисное оборудование и программное обеспечение. Теперь сотрудник может через чат-бота заказать, например, мышку или лицензию на программу. Бот автоматически создаёт задачу в Help Desk и направляет её нужному исполнителю. Всё происходит без необходимости писать в личные сообщения или дублировать запросы в других системах.
Настройка сценария для заявок на оборудование
Результат
Сейчас KitBot используют не только HR, но и руководители направлений, маркетинг, административный блок. Он стал инфраструктурой взаимодействия внутри компании, где HR, IT, офис-менеджмент, бухгалтерия и маркетинг работают синхронно и без лишней бюрократии. Документы больше не теряются — все заявки, отчёты и согласования идут по понятному сценарию.
Стек: Java, React
У вас похожая задача?
Оставьте ваши контакты и мы свяжемся с Вами!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности