#kitbot_case
Как KitBot помог TuTu.ru
в 3 раза сократить непредвиденные расходы
в 3 раза сократить непредвиденные расходы
А также увеличить среднюю оценку корпоративов с 4.4 п.п. до 4.7
Мы команда KitBot — HR-платформы на основе искусственного интеллекта для автоматизации полного цикла hr-процессов. Вместе с нашими клиентами мы повышаем эффективность рекрутинга, процессов онбординга и адаптации, удержания, оценки, мотивации и обучения сотрудников. С кейсами клиентов можно ознакомиться на нашем сайте kitbot.online. Сегодня мы расскажем о блоке платформы мероприятия, который можно использовать как отдельно, так и совместно с другими частями платформы.
ТуТу наши старые друзья. Вместе с KitBot HR-отдел компании работает более 3 лет. В конце 2022 года коллеги обратились к нам с задачей автоматизировать проведение мероприятий.
О результатах мы поговорили с Татьяной Ипатовой, менеджером по внутренним коммуникациям компании tutu российского онлайн-сервиса для организации путешествий.
О результатах мы поговорили с Татьяной Ипатовой, менеджером по внутренним коммуникациям компании tutu российского онлайн-сервиса для организации путешествий.
Мы проводим большие корпоративы и локальные тематические мероприятия.
К 2022 году мы уже применяли КитБот для всех коммуникаций внутри компании через бота в Telegram. Но для организации мероприятий по прежнему использовали громоздкие напечатанные списки. На входе их сверяли группой до 5 человек. Потом нужно было свести списки и собрать статистику.
К 2022 году мы уже применяли КитБот для всех коммуникаций внутри компании через бота в Telegram. Но для организации мероприятий по прежнему использовали громоздкие напечатанные списки. На входе их сверяли группой до 5 человек. Потом нужно было свести списки и собрать статистику.
Основная проблема была в прогнозировании мероприятий, расчете их стоимости. Мы не могли точно спрогнозировать количество участников мероприятия. В 2022 году на одном из мероприятий мы рассчитывали на участие 200 (двухсот) человек, а пришли 260 участников. Одно дело докупать напитки на 100 тысяч, а совсем другое на 300 тысяч — изыскать в моменте такую сумму сложно. Мы обратились к коллегам из KitBot, чтобы автоматизировать процесс регистрации. Попутно решили несколько подзадач — автоматизировали тайного Санту и квизы.
От нашего запроса до реализации прошло около 1,5 месяца.
От нашего запроса до реализации прошло около 1,5 месяца.
В декабре 2022 года мы применили решение коллег первый раз.
Бот успешно выполнил три важные задачи:
- 1Регистрация участников корпоративного мероприятия. Благодаря этой функции, у нас всегда была точная информация о том, кто планирует присутствовать на мероприятии, что помогает нам эффективно планировать мероприятие.
- 2Регистрация непосредственно на мероприятии, что гарантировало нам точное представление о том, кто находится на корпоративе в данный момент. Это позволяло нам обеспечивать безопасность и комфорт всех присутствующих.
- 3Автоматизация процесса Тайного Санты. Мы предоставили сотрудникам возможность заранее приготовить подарки, но также была возможность создать подарок на месте, например, на мастер-классе. Мы распределили пары уже во время мероприятия, таким образом не было участников, которые могли оказаться без подарка. Пары группировались в зависимости от предпочтений по категориям подарков, которые мы просили указать заранее. Это позволяло участникам обмениваться подарками, которые соответствовали интересам получателей.
На летнем мероприятии зарегистрировалось 300 сотрудников, а пришли 311 (11 незарегистрированных гостей - это в основном гости, которые не являются нашими сотрудниками). В среднем мы оценили увеличение точности оценки числа участников на 19%.
На летнем корпоративе у нас была задача познакомить между собой офисных и удаленных сотрудников. Коллеги из KitBot добавили возможность разделить участников корпоратива на равные команды в случайном порядке. За счет этого мы смогли грамотно распределить коллег по различным квестам и в процессе игры не было никаких шероховатостей или заминок. Все прошло отлично.
На летнем корпоративе у нас была задача познакомить между собой офисных и удаленных сотрудников. Коллеги из KitBot добавили возможность разделить участников корпоратива на равные команды в случайном порядке. За счет этого мы смогли грамотно распределить коллег по различным квестам и в процессе игры не было никаких шероховатостей или заминок. Все прошло отлично.
Резюмировать итоги внедрения KitBot для организации мероприятий могу так: Теперь у нас всегда точные данные о числе участников, а система регистрации стала гораздо проще и удобнее. Участники могут легко записаться на мероприятие и получить всю необходимую информацию через бот. Мы можем подогревать интерес, напоминать о мероприятии и уведомлять о любых изменениях. Благодаря этому, количество вопросов и обращений к нам снизилось, и мы можем работать на настроение участников мероприятий со входа. KitBot позволяет нам организовывать различные активности в рамках мероприятий. Мы использовали его для проведения викторин, квизов и даже для организации тайного Санты. Все участники могут указать свои предпочтения и пожелания относительно подарков, и мы могли сформировать пары в определенный час, чтобы каждый получил подарок от коллеги. С помощью KitBot мы успешно проводим командные активности, такие как компанейские квесты. Мы можем легко разделить участников на команды, учитывая требования квеста, и обеспечить рандомное распределение участников для знакомства между собой. Это особенно важно для удаленных сотрудников, которые могут иметь ограниченные возможности взаимодействия в офисе. В результате внедрения KitBot мы заметили значительное улучшение в оценке организации наших мероприятий. Ранее средняя оценка со стороны коллег составляла 4.4 п.п. по пятибалльной шкале, а сейчас она выросла до 4.7. п.п. Сотрудникам нравится, как все организовано. Татьяна Ипатова Менеджер по внутренним коммуникациям компании ТуТу |
Краткое резюме:
- -1-ПроблемаОшибка в оценке числа участников корпоративных мероприятий до 25%. Отказ от проведения сложных активностей из-за большого числа участников. Для сверки печатных списков приходилось привлекать до 5 человек.
- -2-РешениеАвтоматизация регистрации, процесса организации тайного Санты и квизов через функционал бота.
- -3-РезультатПовышение точности оценки числа участников мероприятий и стоимости мероприятий до 97% повышение удовлетворенности сотрудников с 4.4 до 4.7. Команда работает на настроение участников мероприятия со входа. 1 сотрудник справляется с электронным списком — сканер QR работает прямо в боте.
Краткое резюме:
- -1-ПроблемаОшибка в оценке числа участников корпоративных мероприятий до 25%. Отказ от проведения сложных активностей из-за большого числа участников. Для сверки печатных списков приходилось привлекать до 5 человек.
- -2-РешениеАвтоматизация регистрации, процесса организации тайного Санты и квизов через функционал бота.
- -3-РезультатПовышение точности оценки числа участников мероприятий и стоимости мероприятий до 97% повышение удовлетворенности сотрудников с 4.4 до 4.7. Команда работает на настроение участников мероприятия со входа. 1 сотрудник справляется с электронным списком — сканер QR работает прямо в боте.
Хотите упросить проведение мероприятий
в своей компании?
в своей компании?
Оставьте ваши данные и мы поможем Вам!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности