Автоматизация HR-процессов

Автоматизация HR-процессов означает передачу повторяющихся задач управления персоналом цифровым системам. Программы, боты и алгоритмы берут на себя сбор откликов, рассылку сообщений, подготовку документов и расчет показателей. HR-специалисты получают больше времени на общение с людьми и стратегические задачи.

Nord Clan помогает компаниям автоматизировать рутинные задачи HR-отдела с помощью KitBot. Платформа помогает сократить объем ручной обработки откликов, упростить общение с кандидатами и сотрудниками, автоматизировать адаптацию и опросу и собрать данные для контроля HR-процессов. Результат зависит от процессов компании и объема задач.

Компания использует специальное ПО для сокращения ручной работы в таблицах, мессенджерах и почте. В зависимости от функциональности система ведет воронку кандидатов, напоминает о задачах, собирает данные и формирует отчеты. Одни компании автоматизируют только подбор, другие охватывают весь путь сотрудника от отклика на вакансию до увольнения.

Цифровизация HR-процессов шире автоматизации. Она означает использование цифровых технологий в работе с информацией и процессами, например переход от бумажных документов к электронным. При этом сам по себе перевод документов в электронный вид еще не означает автоматического выполнения операций.

Автоматизация HR-процессов означает, что отдельные операции или цепочки действий выполняет система с меньшим участием человека, например рассылку сообщений или первичный скрининг. Компании могут начинать с цифровизации, а затем автоматизировать повторяющиеся операции.

Чаще всего компании хотят снять с HR-отдела рутину и ускорить типовые операции.

Автоматизация может дать следующее.

Большинство направлений автоматизации управления персоналом содержат повторяющиеся операции. Таблица показывает основные из них.

Автоматизация подбора персонала часто становятся первым шагом. Бот принимает отклик, задает кандидату вопросы, сопоставляет ответы с заданными требованиями вакансии и передает результаты рекрутеру. Рекрутер тратит больше времени на живое общение, а не на первичный обзвон.

Автоматизация найма охватывает и последующие этапы, например приглашение на собеседование и сбор необходимых для трудоустройства документов с соблюдением требований к персональным данным.Подробнее о подходе мы писали в материалах про автоматизацию подбора персонала и ATS-систему.

Автоматизация адаптации сотрудников и автоматизация онбординга помогают новичку быстрее войти в работу. Бот присылает план первых рабочих дней, напоминает о задачах, знакомит с коллегами и собирает обратную связь. Руководитель видит, на каком этапе находится сотрудник.

Автоматизация обучения персонала обычно строится на LMS-системе. Она назначает курсы, проводит тестирование и показывает прогресс каждого сотрудника. Автоматизация оценки сотрудников включает оценку 360 градусов и другие методики, а изучение вовлеченности - пульс-опросы и eNPS. Система рассылает анкеты, собирает ответы и формирует отчеты.

Автоматизация кадровой аналитики собирает данные из разных систем в единые дашборды. Руководитель видит текучесть, скорость закрытия вакансий и результаты опросов без ручной выгрузки.

Автоматизация кадрового документооборота переводит часть кадровых документов в электронный вид. Документы готовятся по шаблонам, проходят согласование и подписание онлайн с соблюдением требований ТК РФ к КЭДО и электронным подписям.

Инструменты автоматизации HR-процессов различаются по задачам.

Чаще всего компании используют следующие.

• ATS для ведения вакансий и кандидатов.
• HRM-система для управления данными о сотрудниках и кадровыми процессами.
• LMS для обучения и тестирования.
• Чат-боты и мессенджеры для общения с кандидатами и сотрудниками.
• RPA для передачи рутинных операций программным роботам.
• Платформы опросов и оценки.
• Системы HR-аналитики.

Программы для автоматизации HR-процессов бывают узкими и комплексными. Комплексная система автоматизации HR-процессов может объединять несколько модулей и обеспечивать обмен данными между ними. Возможность автоматического обмена зависит от архитектуры решения и настроенных интеграций.

Автоматизация HR-процессов с помощью ИИ расширяет возможности автоматизации, например помогает работать с текстами и неструктурированными данными. Доступные функции и качество результатов зависят от используемой модели, данных и настроек системы.

Искусственный интеллект для автоматизации HR применяют в следующих задачах.

• Проведение первичного интервью и предварительный скоринг кандидатов.
• Составление текстов вакансий и сообщений кандидатам.
• Ответы на типовые вопросы кандидатов и сотрудников.
• Разбор резюме и подготовка краткой сводки для рекрутера.
• Анализ результатов опросов и выявление факторов, которые могут быть связаны с риском текучести.

ИИ для подбора персонала работает как помощник. Окончательное решение о найме остается за специалистом, а система готовит данные и экономит время. При обработке резюме и автоматическом скоринге необходимо соблюдать законодательство о персональных данных; решения, затрагивающие права человека и основанные исключительно на автоматизированной обработке, ограничены статьей 16 закона № 152-ФЗ.

Внедрение HR-системы проходит проще, когда команда участвует с первых шагов. Обычно процесс выглядит так.